Verbazingwekkend hoe soms jarenlang maar wordt doorgewerkt op een manier die overduidelijk niet werkt. Een manier waarvan alle betrokkenen beseffen dat het zo niet gaat. Wie je ook spreekt, iedereen geeft individueel het disfunctioneren grif toe. Maar zodra een nieuw project start, wordt gewoon weer gedaan alsof ieders neus bloedt.
Onlangs hoorde ik weer eens het bekende liedje over hoe in een grote organisatie IT-projecten worden gestart. De afdeling die de opdracht geeft voor een automatiseringsproject wil bij aanvang van de IT-mensen weten wat dat gaat kosten. Probleem is dat de vraag vaak nog niet uitgekristalliseerd is. Zelfs als dat wel zo is, wijzigen wensen gaandeweg wel eens en ontstaan ook nieuwe inzichten. Ik las eens een interview waarin werd gezegd: “De klant had last van voortschrijdend inzicht.” Maar voortschrijdend inzicht is natuurlijk niet een kwaal waar iemand aan lijdt, het is een ontwikkeling die domweg gebeurt. Al doende leert men. En dus moet gedurende het project nogal eens afgeweken worden van het oorspronkelijke plan. Daarmee is het niet zinloos om zo’n plan te maken. Je moet alleen niet doen alsof dit plan voorspellende waarde heeft en er koste wat het kost aan willen vasthouden. Het maken van het plan is belangrijker dan het plan zelf; welke generaal zei dat ook alweer?
Hoe kan het toch dat dan aan het begin van elk project weer wordt gevraagd om een “honderd procent nauwkeurige” schatting?!
Het heeft te maken met cultuur, met ingesleten gewoontes. Daaraan ten grondslag liggen zaken als macht, onmacht en angst. Ik ben geen veranderdeskundige of organisatiepsycholoog. Ik probeer op kleine schaal, in projecten en afdelingen te helpen om kleine stapjes te zetten. Daarvoor neem ik mijn vakinhoudelijke bagage mee, maar probeer ik ook altijd te werken aan samenwerking en vertrouwen. Ik zoek naar de verhalen die aangeven hoe het óók kan. Naar metaforen die de huidige werkwijze aanduiden, maar ook naar metaforen voor een andere manier van samenwerken.
Onlangs kwam ik uit op een huidige situatie met rituele dansen, steeds weer als er moest worden samengewerkt. Een beeld voor de in het project gewenste samenwerking waren de Bremer Stadsmuzikanten. Een beeld wat ik wilde voorkomen, was dat de nieuwe werkwijze als de Nieuwe Kleren van de Keizer zou worden neergezet, als oude wijn in nieuwe zakken.
Elke metafoor kan weer aanleiding geven tot vragen. Rituelen hebben als eigenschap dat wensen er een rol in spelen, hoe zit dat bij dit project? Hebben die wensen een relatie met de werkelijkheid? De Bremer stadsmuzikanten waren afgedankt door hun baas. Hoe voelen wij ons in dit project? Ze joegen inbrekers op de vlucht. Welke daad gaan wij stellen? De keizer liep met zijn nieuwe kleren in zijn blootje. Welke kleren dragen wij nu?